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文檔管理系統(tǒng)(單機(jī)版) |
| 檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版 |
系統(tǒng)原理及作用
文檔管理系統(tǒng)的基本工作原理是利用掃描儀將檔案資料以圖像方式掃描錄入計(jì)算機(jī)，通過高倍率圖像不失真的壓縮進(jìn)行保存。查閱時通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索，查找到的檔案資料直接以圖像方式在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示，實(shí)現(xiàn)了檔案的原文存儲與管理。檔案資料通過計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)上的各工作站即可瀏覽查閱，并可通過激光打印機(jī)輸出其復(fù)制件。系統(tǒng)用于辦公及檔案管理自動化，實(shí)現(xiàn)從文件登記錄入，立卷歸檔到檔案管理整個處理過程的自動化。
系統(tǒng)基本工作流程
◇ 建立標(biāo)引數(shù)據(jù)庫
對收發(fā)文系統(tǒng)處理過程的第一步是對收發(fā)文進(jìn)行全過程登錄和主題詞自動標(biāo)引，即將收發(fā)文的主要信息（如文件正題名，責(zé)任者，文件編號，時間，密級等）錄入計(jì)算機(jī)，并將對應(yīng)的文件通過掃描儀進(jìn)行數(shù)字化。對檔案原文則按照國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》將文件的標(biāo)引信息錄入到數(shù)據(jù)庫中。
◇ 建立全文數(shù)據(jù)庫
對文件收發(fā)可以一邊登錄一邊掃描原文，也可登錄完后再集中掃描。對檔案原文一般是先進(jìn)行標(biāo)引，然后再集中掃描。通過數(shù)據(jù)庫建立標(biāo)引信息和掃描原文對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。
◇ 查詢借閱
檔案存入計(jì)算機(jī)后，網(wǎng)絡(luò)上各工作站臺可以通過數(shù)據(jù)庫查到自己所需要的文件資料，文件資料以圖像方式顯示在屏幕上，可前后翻頁，放大縮小可自由移動。如果需要，可以從打印機(jī)得到文件的復(fù)制件。
◇ 自動立卷.編目
系統(tǒng)有完善的自動立卷歸檔功能，可將日常錄入的收發(fā)文庫自動按照文件的類別，保管期限和收發(fā)日期組成卷，形成卷內(nèi)目錄和案卷目錄數(shù)據(jù)庫。組成的卷可以很方便地高速最后打出標(biāo)準(zhǔn)的卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄。
系統(tǒng)配置及運(yùn)行環(huán)境
◇ 基本配置
系統(tǒng)基本配置由微機(jī)（486以上機(jī)型），掃描儀（A4幅面）激光打印機(jī)（A4幅面）及系統(tǒng)軟件構(gòu)成。
◇ 運(yùn)行環(huán)境
操作系統(tǒng)：中文Windows3.x & Windows95及以上
系統(tǒng)主要特點(diǎn)
▲ 系統(tǒng)用C++語言編寫，響應(yīng)速度快，采用鼠標(biāo)操作，全中文用戶界面，
操作簡單方便。
▲ 性能比高。輸出一頁壓縮的A4幅面的圖像只需秒鐘,從幾萬頁資料中檢索出一份文件所需時間不超過去0.5秒,從而根本上提高了辦公系統(tǒng)的自動化管理功能。
▲ 有完善的用戶管理功能。對用戶進(jìn)行密碼管理，設(shè)定權(quán)限，控制其閱讀的內(nèi)容。
▲ 多種檢索方式。系統(tǒng)有目錄檢索和模糊檢索，可以從多角度查詢所需的資料，并可以及時對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行全文字段漫游檢索。
▲ 主題詞維護(hù)。用戶可任意添加和修改主題詞庫，對錄入的任何字段用戶都可隨意添加代碼庫，以方便錄入。
系統(tǒng)技術(shù)特色
◇ 靈活的數(shù)據(jù)字段結(jié)構(gòu)
數(shù)據(jù)庫的字段全部由用戶自由定義，系統(tǒng)允許用戶任意創(chuàng)建，修改字段和結(jié)構(gòu)樹，用戶可根據(jù)需要隨時調(diào)整或設(shè)計(jì)新的表格，使系統(tǒng)具有較好的通用性，靈活性和開放性，便于用戶對系統(tǒng)進(jìn)行修改，擴(kuò)充和維護(hù)。
◇ 獨(dú)創(chuàng)的文檔，科檔統(tǒng)一瀏覽器
系統(tǒng)使用一個統(tǒng)一的瀏覽軟件對四種載體形式的檔案進(jìn)行瀏覽可同時閱讀掃描圖像文件，照片，工程圖紙及直接瀏覽Intenet上的HTML語言，并支持遠(yuǎn)程網(wǎng)。
◇ 新穎的OCR功能
系統(tǒng)內(nèi)含OCR（漢字識別）功能，可隨時對局部實(shí)現(xiàn)OCR功能，識別率93%以上。識別后的漢字可作為文本任意進(jìn)行修改，打印輸出。
◇ 專用的掃描驅(qū)動軟件
根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，用Visual C++語言專門編制了一套低層的快速掃描驅(qū)動軟件，程序會自動為每份文件生成掃描圖像文件名，方便實(shí)用。還原軟件由匯編語言編制，速度在國內(nèi)一直居領(lǐng)先水平。
◇ 最新的高效壓縮算法。
對照片采用最新的小波變換壓縮算法，壓縮比可達(dá)1:100,肉眼看不出失真�？蓡为�(dú)或同時顯示黑白照片，彩色照片，紅頭文件，也可嵌套顯示或超文本顯示（即在某一位置用鼠標(biāo)點(diǎn)一下，就把相關(guān)的內(nèi)容顯示出來）。
軟件主要功能模塊介紹
▲ 快速掃描
使用專門的快速掃描軟件，工作人員只需將文件按順序放入掃描儀，然后按動任意鍵，程序自動為每份文件生成掃描圖像文件名，可隨時觀看掃描效果。對模糊，霉變，字跡不清的文件資料，系統(tǒng)有自動修復(fù)的功能。圖像壓縮/還原軟件是系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)，對檔案掃描原文實(shí)現(xiàn)無失真壓縮，平均壓縮比為1:20。圖像壓縮在掃描儀歸位時進(jìn)行，并且掃描圖象分辨率采用300dpi,以確保原文質(zhì)量。
▲ 建庫管理
幫助用戶建立一個數(shù)據(jù)庫，記錄每份檔案的摘要信息（如：正題名，責(zé)任者，時間等），通過數(shù)據(jù)庫同掃描的檔案原文連接，查詢時通過檢索數(shù)據(jù)庫，可以迅速找到所需的檔案原文。數(shù)據(jù)庫的錄入和掃描可同時進(jìn)行，也可分別進(jìn)行。數(shù)據(jù)庫的字段全部由用戶自由定義，程序提供刪除，插入，追加自由定位，代碼幫助數(shù)據(jù)攜帶，數(shù)據(jù)移動等功能，以方便錄入。也可在多臺計(jì)算機(jī)同時進(jìn)行錄入，然后用并庫功能將數(shù)據(jù)合并。
▲ 收發(fā)文登記
將收發(fā)文的文件編號，正題名，責(zé)任者，收發(fā)日期等內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫，將文件原文通過掃描儀保存到計(jì)算機(jī)，可隨時通過“報(bào)表打印”功能模塊打印出收發(fā)文登記薄。
▲ 目錄檢索
將文件目錄分成多級目錄，形成樹形分枝，也就是在每一級目錄下又分成其它類別。用戶根據(jù)分類直接按上當(dāng)級查找原文。
▲ 模糊查詢
用戶可以根據(jù)一些模糊信息，例如正題名所含的某個詞匯，年代，主題詞等迅速查到所需的內(nèi)容，并從計(jì)算機(jī)中調(diào)出對應(yīng)的檔案原文，這些文件以圖像方式顯示在屏幕上，可以任意翻頁，放大縮小或自由移動。如果需要，可從打印機(jī)上輸出復(fù)制。
▲ 自動組卷
對錄入的收發(fā)文庫自動按照文件類別，保管期限和收發(fā)日期組成卷，形成卷內(nèi)目錄和案卷目錄數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)首先按保管期和分類代碼對文件進(jìn)行初步分類，在此分類的基礎(chǔ)上再把相關(guān)主題的文件分在一起，并按日期的先后組成一個卷，賦于一個卷名。組成的卷還可以很方便地調(diào)整。
▲ 靈活報(bào)表打印
使用靈活報(bào)表打印功能，系統(tǒng)可以打印用戶所需的收發(fā)文登記簿，卷內(nèi)目錄和案卷目錄等，用戶可隨時根據(jù)需要調(diào)整或設(shè)計(jì)任意新的表格，系統(tǒng)具有較好的靈活性和開放性，可以使用戶隨時調(diào)整擴(kuò)充系統(tǒng)。
▲ 圖像的顯示及打印
圖象屏幕操作為640×480標(biāo)準(zhǔn)256色方式，建議圖像顯示時最好采用800×600高分辨16bit(或24bit真彩)色顯示方式，以此來支持彩色圖像的顯示。打印一頁壓縮的圖像所需時間不超過7秒。并視打印機(jī)本身的打印速度而有所不同。
▲權(quán)限管理
權(quán)限管理可由用戶自行定義密級權(quán)限。每個用戶可根據(jù)個人口令作為進(jìn)入本系統(tǒng)的依據(jù)，檢索或管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)。
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